Funcionalidades de Administrador

Podrás acceder desde la parte superior derecha de la pantalla del chat, haciendo clic en el ícono , como se muestra en la imagen:

Agentes
En esta sección podrás agregar, modificar, eliminar, asignar roles y establecer la cantidad máxima de chats para cada operador de tu empresa.

  • Cómo crear un nuevo agente

    Cuando ingreses en "Agentes", verás esta pantalla:



    Si haces clic en el botón ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla, se desplegará lo siguiente:



    Completa los campos requeridos y haz clic en "Guardar". Luego, la plataforma le enviará un correo electrónico al nuevo agente, junto con las instrucciones para terminar de darse de alta. El correo podría llegarle a la carpeta de correo no deseado.

    Las direcciones de correo electrónico no se pueden editar, por eso, debes prestar especial atención cuando las escribas.

    Existen tres tipos de agente:

  • Operario: Tiene los permisos más básicos. Puede usar el chat y contactos.
  • Supervisor: Tiene las mismas funcionalidades que los operarios, más los reportes y herramientas.
  • Administrador: Tiene acceso a todos los recursos de la plataforma.


    • Hasta que el nuevo agente no active la cuenta, su usuario se verá de la siguiente manera:




  • Cómo editar un agente

    Solo tienes que hacer clic sobre cualquiera de sus datos visibles en la tabla. Se desplegará el siguiente formulario para editar:



    El agente con la estrella es el Administrador principal, y no puede ser modificado. Tampoco pueden modificarse las direcciones de correo electrónico de los agentes.


  • Cómo eliminar un agente

    Con el mouse, selecciona al agente que quieres eliminar, y en la columna lateral derecha aparecerá un icono de cesto de basura.



    Importante: No puedes borrar al "Administrador principal" ni los agentes pueden eliminarse a sí mismos.

Desde la sección "Mi empresa", podrás completar el formulario y configurar el nombre, la zona horaria, el idioma, los colores de la plataforma (Temas) y, además, cargar el logo de la empresa.

  • Solo tienes que hacer clic en "Mi empresa" para que se despliegue el formulario y lo puedas completar:



    Luego de completar todos los campos, haz clic en "Guardar".

  • Cómo cambiar el logo de la empresa


    Haz clic en "Cambiar imagen". Luego, se abrirá un explorador de archivos para que busques el logo que desees. Selecciónalo y haz clic en "Guardar". La imgen debe ser formato .png y su peso no puede superar los 200 Megabyte.

    Para eliminar la imagen, solo tienes que hacer clic en el bóton "Eliminar".

En la sección "Mis lineas", puedes administrar las líneas contratadas de forma fácil y rápida:

  • En "Mis lineas", puedes cambiar el nombre de la línea y obtener el código necesario para replicar el bóton en tu web.



    Al hacer clic en el ícono de WhatsApp, podrás acceder a los códigos HTML y CSS para replicar el botón en tu web. Ingresa el número del celular que se utilizará para las comunicaciones en la sección correspondiente del código.

En la sección Mensajes automáticos podrá activar y/o editar los mensajes automáticos disponibles para cada situación del chat.

  • Existen cuatro momentos posibles en los cuales se dispone de mensajes automáticos, como se puede apreciar en la siguiente imagen



  • Al activar alguno de los mensajes será visible, en su margen superior derecho, la función de edición.


    Haciendo click en el mismo, cambiará a un boton "Guardar" que deberá pulsar al terminar la edición del texto.


Definir el horario de atención y que hacer con los mensajes entrantes fuera de horario, es muy importante. Para ello existen una serie de herramientes en la solapa Horarios de atención.

  • Al hacer click en la solapa se deplegara:



  • Como podrá notarse, la sección está dividida en tres módulos editables. El primero de ellos consta de los días y horarios de atención. Haciendo click en el ícono en la parte superior derecha podrá editarlo:



    En la parte inferior puede marcar y desmarcar los días en los cual se va a operar en la plataforma. También podrá observar que existe dos horarios (horario de apertura y cierre) editable para cada uno de los días de forma independiente. Al hacer click se deplegará las opciones de horarios disponibles.

  • Desde el segundo módulo puede editarse el mensaje que se responderá fuera de horario, haciendo click en el ícono en el margen superior derecho.


  • El último paso es definir el comportamiento de la plataforma ante mensajes fuera de horario. Se podrá mandar el mensaje definido anteriormente y cerrar el chat o responder el mensaje y dejar en espera para ser asignado a un operario en el siguiente horario disponible.


En Feriados puede señalar los feriados no laborables y el mesanje a responder en dichos días.

  • Al hacer click en la solapa Feriados verá lo siguiente:



  • Para agregar una fecha solo debe hacer click en "Agregar Feriado" y se desplegará un calendario para que seleccione la fecha.



  • Luego puede hacer click en el ícono de edición del area de escritura en la parte inferior para redactar el mensaje que será enviado en dichas ocasiones. Guarde los cambios al terminar.


Desde aquí podrás crear Etiquetas globales, que podrán usar todos los agentes.

  • Su uso es muy simple: Crea un Alias para la Etiquetas, elije un color y guarda. Podrás eliminar haciendo click en la cruz en la derecha de la Etiquetas.



Desde Motivos de finalización puedes crear y administrar los motivos de finalización de los chat. Los motivos de finalización dejan asentada la causa de la finalización de los chats. Cada vez que se de click en el botón para finalizar un chat se desplegaran las opciones creadas.

  • Para crear un motivo solo hace falta darle un nombre y oprimir "Guardar". El motivo sera visible en la parte inferior de la sección. Haciendo click en la cruz a la derecha del mismo podrá eliminarlo.



    En el chat, cuando un agente quiera finalizar un chat, al hacer click en finalizar deberá elegir el motivo respectivo, como por ejemplo:



En esta sección podrá crear Respuestas rápidas globales que serán utilizables por todos los usuarios de la plataforma.


  • Al ingresar podrá ver las respuestas rápidas creadas. Existen tres acciones posibles. La primera es la creación de una respuesta rápidas. Haciendo click en "Nueva Respuesta Rápida" se desplegará el siguiente bloque de edición:



  • Para realizar la edición de una respuesta solo hace falta hacer clik sobre ella. Esto desplegara un panel de edición como verá a continuación:


  • Por último, al situar el puntero de su mouse sobre una respuesta aparecerá un ícono (papelera) sobre la derecha de la misma. Haciendo click en el ícono la respuesta se borrará de forma permanente.


El Bot capturador de datos es un bot cuya finalidad es recopilar los datos del contacto y cargarlos en la agenda. Contiene un mensaje de bienvenida y seis datos a recopilar. Cada uno de ellos es editables y se pueden activar de forma independiente.

  • Para comenzar, en la parte inferior de la sección encontrará un activador general. Al activar el servicio podrá ver la confirmación en la parte superior derecha de la pantalla


    Al activar el servicio podrá ver la confirmación en la parte superior derecha de la pantalla


  • El Bot capturador de datos tiene un mensaje inicial y seis datos a recopilar:

    1. Apellido
    2. Nombre
    3. DNI
    4. Número de cliente
    5. Email
    6. Dirección

    Todas las opciones se activan y editan de la misma forma. Todas ellas cuentan con un activador independiente. Veamos un ejemplo:

    Arriba a la izquierda de cada mensaje encontrará el ativador respectivo.


    Al activarlo aparecerá el ícono de edición la parte superior derecha.

    Al hacer click en el ícono de edición este se transformará en un botón de "Guardar


Desde Departamentos podrá gestionar las areas o departamentos de atención del chat, darle nombre, tanto interno como para mostrar en las opciones y asignar agentes.

  • Al ingresar en el servicio, en la parte inferior izquierda encontrará el activador.



  • Para crear un departamento haga click en "Nuevo departamento". Haciendo click sobre el departamento, se desplegará el panel de edición que se muestra a contuniación:


    La edición tiene cuatro partes. La primera es el nombre del departamento. Es el nombre que va a tener el departamento dentro de la plataforma. El nombre debe colocarse dentro del área de escritura y hacer click en "Guardar". La segunda es análoga a la anterior, pero en esté caso es el nombre que va a ser utilizado en el chat.

    A la derecha podrá observar una lista de usuarios de la plataforma con un check a su izquierda. Haciendo click en el check respectivo se está asignando ese usuario al departamento que se está editando.

    Por último, en la parte inferior, podrá ver una sección cuyo titulo es "Cómo distribuir las consultas entrantes". Ahí podrá optar por dos clases de comportamientos:

    1. Los mensajes ingresantes se asignan de forma automática y equitativa entre los operarios disponibles en ese momento. Es recomendable para equipos de administración y atención.
    2. Los mensajes ingresantes que hayan establecido un contacto anterior, serán asignados al operador con el cual había establecido un contacto anterior. Este sistema es ideal para sectores de ventas o atención personalizadas

Encuesta de satisfacción permite a la empresa automatizar una encuesta de satisfacción al terminar cada vez que se finaliza un chat.

  • Al ingresar en el servicio, en la parte inferior izquierda encontrará el activador.



  • Una vez activado, podrá editar las tres secciones existentes. La primera es el "Mensaje inicial", cuyo ícono arriba a la derecha activará la edición. En se pide una valoración de 1 a 5. Una vez finalizada la edición recuerde guardar los cambios.


  • El siguiente paso es activar la opción para que el cliente elija si dejar un comentario luego de la calificación. Desde arriba a la izquierda tiene disponible el activador.

    Consta de dos parte:

  • El mensaje que da la opción de dejar el comentario o no dejarlo por parte del cliente
  • El mensaje saliente en caso que la opción se afirmativa, quedando la plataforma a la espera de los comentarios del cliente

    • En ambos casos, en la parte superior derecha encontrará el ícono de edición. Recuerde guardar los cambios.


  • Por último el mensaje de despedida de la encuesta. En la parte superior derecha encontrará el ícono de edición. Recuerde guardar los cambios.


Keego ofrece la posibilidad de descargar los chats en formato .xlsx.

  • Tienes que dirigir el puntero del mouse a la parte superior derecha de la pantalla, ícono de configutación (forma de engranaje) y haciendo click en la misma se va a desplegar las opciones. Dentro de las mismas, hacer click en herramientas.



    Esta acción nos lleva a la pantalla herramientas, donde encontrará un selector temportal y un botón de exportación.



    Al hacer click sobre el mismo, se abrirá una ventana para elegir la ubicación de descarga.

Los reportes de actividad son un elemento valioso a la hora de evaluar el desempeño de los usuarios. Keego cuenta con un reporte básico disponible en cualquiera de sus versiones y también cuenta con la posibilidad de contratar los reportes avanzados. Veamos cada caso:

  • Haciendo click en el ícono de gráfico de barras en la parte superior derecha de la pantalla, el sistema nos redirige a una nueva pantalla:





    En el caso del reporte básico el mismo consta de cinco columnas, donde se muestra: Nombre de agente, estado en ese momento, chat activos, chat finalizados y cantidad de mensajes enviados.

    Cuenta también con filtros temporales para realizar el armado del reporte y un buscador de agentes.

  • El reporte avanzado es accesible desde el mismo lugar (barra superior, ícono gráfico de barras) o en Configuración, haciendo click en la solapa Reportes avanzados y luego haciendo click en su botón interno "Ver resporte avanzado".


    En el mismo podrá observar la siguiente pantalla:


    Como se puede observar, en la parte superior del reporte existe un apartado "Situación actual". En el mismo puede observarse los datos de: Cantidad de clientes conectados, cantidad de chat en cola, cantidad de chat en conversación y cantidad de agentes disponibles.

    Haciendo click sobre la tabla nos redirige a la página siguiente:


    En el este reporte de situación actual podrá observar información detallada de cada uno de los chat que estan sucediendo en ese momento.

  • En la página central de reportes avanzados tiene la posibilidad filtrar temporalmente y realizar búsquedas temporales. También puede hacer click sobre un agente para tener un reporte detallado del mismo.

    En el reporte avanzado por agente existen 2 partes del mismo. La primera es la actividad en tiempo real:


    En segundo término podrá observar la actividad histórica del agente: